Bättre kontroll över företagets fordonskostnader

Hur TCO-styrning, ekonomisk transparens och aktiv kostnadskontroll kan skapa lägre kostnader och bättre bilbeslut.

Har ni verkligen kontroll över era fordonskostnader?

De flesta företag arbetar kontinuerligt med att effektivisera verksamheten och optimera sina kostnader. Ändå hamnar fordonsparken ofta längre ner på agendan.

Inte för att kostnaden är obetydlig – tvärtom. Frågan upplevs helt enkelt sällan som tillräckligt akut för att någon ska ta ett samlat grepp.

Under tiden fortsätter bilar att beställas, finansieras, servas, repareras och avvecklas. Fakturorna betalas och nya beslut fattas.

Var för sig kan avvikelserna se små ut. Tillsammans kan de bli mycket stora.

Det är också vanligt att företaget samtidigt upplever att:

• förarna tycker att reglerna är otydliga eller begränsande
• fordonsansvariga lägger mycket tid på administration
• undantagen från bilpolicyn blir fler
• kostnader betalas utan att någon riktigt kan bedöma om de är korrekta
• ledningen saknar en tydlig bild av vad bilarna faktiskt kostar.

Den största kostnaden kan därför vara att frågan aldrig blir tillräckligt prioriterad för att något ska förändras.

God bilekonomi börjar med rätt frågor

Innan man diskuterar bilmärken, leasingform eller administration finns några mer grundläggande frågor att besvara.

Hur många bilar behöver vi?

Alla bilar behöver inte självklart finnas kvar bara för att de alltid har gjort det.

Hur används bilarna? Vilka roller behöver faktiskt en bil för att utföra sitt arbete? Finns det alternativa mobilitetslösningar?

Samtidigt kan bilen ha ett annat värde. Om tjänstebil är en viktig del av företagets erbjudande för att attrahera och behålla medarbetare behöver även det vägas in.

Rätt antal bilar handlar därför både om verksamhetens behov och företagets erbjudande som arbetsgivare.

Vad får bilen kosta?

Nästa fråga är ännu enklare:

Hur mycket är företaget berett att betala för en bil?

Det är här TCO-styrningen börjar.

TCO-styrning – kontroll utan att ta bort valfriheten

En traditionell bilpolicy bygger ofta på bilmärken, modeller, prisbasbelopp eller leasingkostnader.

Vi tycker att det finns ett bättre sätt.

Sätt en gräns för bilens totala kostnad – TCO.

Om företaget exempelvis beslutar om en maximal TCO på 8 000 kronor per månad kan alla bilar som uppfyller företagets övriga krav och ryms inom den ekonomiska ramen vara valbara.

Vill en förare välja en dyrare bil behöver svaret inte automatiskt vara nej. Om bilen exempelvis har en TCO på 9 200 kronor kan merkostnaden på 1 200 kronor hanteras enligt företagets modell, exempelvis genom nettolöneavdrag.

Företaget får kostnadskontroll.
Föraren får flexibilitet.
Konsekvensen av bilvalet blir tydlig redan innan bilen beställs.

När företaget och föraren ser samma siffror blir det enklare att fatta rätt beslut.

Besparingen finns genom bilens hela livscykel

Det finns sällan en enda stor åtgärd som löser hela bilekonomin.

I stället finns förbättringspotential genom hela bilens ekonomiska livscykel:

Bilval → Finansiering → Däck → Service → Försäkring → Skador → Innehavstid → Avveckling

Varje steg innebär kostnader. Och varje steg går att optimera.

Det handlar inte om en stor kostnad – utan om ofta om många små. Det finns sällan en enskild åtgärd som löser hela bilekonomin. Besparingen finns istället genom bilens hela ekonomiska livscykel:

Däck

Skillnader mellan olika däcksavtal och inköpsmodeller kan vara betydande. Beroende på bland annat leverantör, dimensioner, avtal och hur inköpen styrs kan skillnaden under bilens innehavstid i vissa fall uppgå till omkring 20 000 kronor per bil.

Service och reparationer

Att en verkstad skickar en faktura betyder inte automatiskt att företaget ska bära kostnaden.

Är det ett garantiarbete? Borde det omfattas av goodwill? Ingår arbetet redan i ett serviceavtal? Är kostnaden rimlig?

Utan kontroll blir fakturan lätt bara ytterligare en post som betalas.

Skador och återlämning

Vid operationell leasing kan återlämningen medföra debiteringar på 10 000–50 000 kronor per bil, ibland mer. Kostnaderna kan vara helt berättigade. Men de behöver fortfarande granskas mot avtalet, eventuella garantier och vad som rimligen ska betraktas som normalt slitage.

Avveckling

Bilens ekonomiska resultat är inte färdigt förrän bilen lämnat fordonsparken.

Hur bilen avvecklas och vilket pris som faktiskt realiseras kan innebära skillnader på tiotusentals kronor per bil.

Kostnadsoptimering handlar inte om att pressa leverantörer. Det handlar om att förstå vilka kostnader företaget ska betala – och kontrollera att man faktiskt betalar rätt.

Finansiell eller operationell leasing?

Det finns inget generellt svar på vilken finansieringsform som är bäst.

Operationell leasing kan skapa enkelhet och förutsägbarhet genom att en extern part tar delar av risken för exempelvis restvärde och drift.

Men risk har alltid ett pris.

Därför behöver kunden förstå vilken risk som faktiskt överförs, vad den kostar, vilka marginaler som finns inbyggda, vem som får eventuell ekonomisk uppsida och vilka kostnader som kan tillkomma vid återlämningen.

Finansiell leasing innebär normalt att företaget behåller en större del av restvärdesrisken – men också större möjlighet att aktivt styra den.

Är begagnatmarknaden svag när bilen ska avvecklas kan det, beroende på avtalet, exempelvis finnas möjlighet att förlänga innehavstiden i stället för att realisera ett dåligt marknadsläge på en förutbestämd dag.

God bilekonomi handlar inte om att eliminera all risk. Det handlar om att förstå risken, prissätta den och aktivt styra den.

Samtidigt finns undantag. Så kallade Business lease  erbjudanden kan ibland vara mycket attraktiva, då märket ofta ger stora stöd för att få ut bilar på marknaden – detta ser vi allt som ofta inom privat leasing.

Därför måste varje affär räknas på.

Tre eller fyra år?

Tre år har länge varit en vanlig innehavstid för tjänstebilar.

Men tradition är inte samma sak som optimal ekonomi.

Vid relativt låga körsträckor kan en längre innehavstid ge lägre TCO. En viktig anledning är att bilens värdeminskning normalt är störst under de första åren.

För vissa fordonsparker kan fyra eller fem år vara bättre. För andra kan tre år fortfarande vara rätt.

Principen är viktigare än antalet år:

Innehavstiden ska bestämmas av TCO – inte av hur företaget alltid har gjort.

Vem ska kontrollera kostnaden?

Den person som ofta vet mest om vad som faktiskt har hänt med bilen är föraren.

Föraren vet om bilen varit på service, reparerats, fått nya däck, skadats eller varit inne för ett garantiärende.

Ändå kan fakturan godkännas av någon som administrerar hundratals bilar och saknar möjlighet att veta vad som faktiskt hänt.

Då riskerar attest att bli en administrativ rutin i stället för ekonomisk kontroll.

En verkstadsfaktura på 12 000 kronor kan vara helt korrekt.

Men någon behöver fortfarande kunna fråga:

Har arbetet utförts? Var det nödvändigt? Är priset rätt? Ska företaget verkligen betala det?

Det som inte kontrolleras är också mycket svårt att optimera.

GMR-modellen – vi börjar med ekonomin

Vår utgångspunkt är inte hur fleet management traditionellt brukar organiseras.

Vi börjar med att förstå vad som är ekonomiskt bäst för den enskilda verksamheten.

BEHOV
Hur många bilar behöver vi?

KOSTNADSRAM
Hur mycket får de kosta?

TCO & BILPOLICY
Hur skapar vi kostnadskontroll och samtidigt ett attraktivt erbjudande till föraren?

FINANSIERING & INNEHAVSTID
Vilken finansieringsform och innehavstid ger bäst riskjusterad TCO?

INKÖP & DRIFT
Hur optimerar vi däck, service, försäkring och övriga kostnader?

PROCESS & ANSVAR
Vad bör hanteras internt och vad skapar värde att köpa externt?

KONTROLL
Betalar vi rätt pris för rätt saker?

AVVECKLING
När och hur ska bilen lämna fordonsparken?

UPPFÖLJNING
Blev utfallet det vi räknade med?

Små förbättringar kan ge stor effekt

Bättre bilekonomi kräver inte alltid stora förändringar.

Ofta handlar det om att börja ställa rätt frågor.

Har vi rätt antal bilar? Vad får de kosta? Har vi rätt bilpolicy och finansieringsmodell? Behåller vi bilarna rätt tid? Köper vi däck och service på rätt sätt? Kontrollerar vi våra fakturor? Avvecklar vi bilarna vid rätt tidpunkt?

Små förbättringar i flera delar av processen kan tillsammans få stor ekonomisk betydelse.

Bättre bilekonomi kräver inte alltid stora förändringar. Ofta handlar det istället om att börja ställa rätt frågor.

När företaget samtidigt skapar transparens för föraren går det att kombinera kostnadskontroll med större valfrihet och bättre förståelse för varje bilbeslut.

Bra bilval bygger inte på magkänsla – de bygger på transparens, fakta och en tydlig förståelse för de ekonomiska konsekvenserna.

GMR Fleet Partner
Vi säljer inte bilar. Vi hjälper företag att fatta bättre beslut om bilar.

Vi har erfarenhet från båda sidor av bordet:

Efter mer än 20 år som VD för ett marknadsledande leasingbolag och därefter många år som oberoende rådgivare inom fleet management har jag sett fordonsaffärer från två perspektiv. Jag vet hur leasingbolag arbetar med prissättning, risk, restvärden, finansiering och tjänster för att skapa en lönsam affär